Pasar de Microsoft Word a Google Docs puede parecer una tarea abrumadora, pero en esta guía le explicaremos todo lo que necesita saber para dominar este procesador de texto basado en la web.
Microsoft Word existe desde hace tanto tiempo que la mayoría de las personas de treinta y tantos años han crecido usándolo. Ha sido un titán de la industria del procesamiento de textos durante décadas. Sin embargo, el formato básico de Microsoft Word no ha cambiado mucho. Y para muchas personas, ya no se ajusta a sus necesidades.
Google Docs es un procesador de textos en línea gratuito que almacena su trabajo en Google Cloud y le permite colaborar con otros usuarios de Google. Se puede usar en cualquier lugar donde tenga una conexión de datos, también se puede usar en su teléfono inteligente o tableta. Y una de las mejores cosas es que es gratis.
Ya sea que necesite aprender a usar Google Docs para el trabajo o porque está buscando un procesador de textos que se adapte a su vida más que Word, tenemos todo lo que necesita saber para convertirse en un profesional de Google Docs en este artículo.
¿Qué es Documentos de Google?
Google Docs es una de las muchas aplicaciones en línea gratuitas proporcionadas por Google como parte de los "caramelos" de Google. Es gratis para cualquier persona con una cuenta de correo electrónico de Google.
Google Docs es un sistema de procesamiento de textos en línea que se lanzó en 2006. Si bien Google no lo declaró explícitamente, Docs se diseñó claramente como una respuesta a Microsoft Word. Dado que se basa en lo que ha creado Microsoft, resuelve muchas de las quejas que los clientes han tenido con el procesador.
Una de las principales diferencias entre Docs y Word es que Docs está completamente en línea. Por lo tanto, Docs puede funcionar con todos los sistemas operativos. Documentos está basado en la nube, por lo que no utiliza el espacio de almacenamiento en sus dispositivos.
Esto también significa que puede acceder a sus documentos desde cualquier parte del mundo donde pueda conectarse. Atrás quedaron los días en que un archivo olvidado arruinaba una presentación.
Google Docs también se creó para la colaboración. Varias personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo. Conversan entre ellos mientras trabajan y realizan un seguimiento de los cambios que otros realizan en tiempo real.
Cómo abrir una cuenta
Registrarse en Google Docs es gratis. De hecho, Google Docs y muchas otras aplicaciones son gratuitas como parte de la colección de Google Apps. Otras aplicaciones incluyen Google Sheets (una versión en línea de Microsoft Excel) y Google Slides (similar a Microsoft Powerpoint).
Todas estas aplicaciones son de libre acceso para cualquier persona. Se inicia sesión automáticamente en una suite de Google cuando se registra para obtener una cuenta de correo electrónico de Google. Este es un proceso muy simple que también es gratis.
Crear una cuenta de Google
Aquí hay una guía rápida paso a paso para configurar una cuenta de Google y poder acceder a Google Docs.
Pase 1: ir a esta página web. Deberá ingresar su nombre y apellido y elegir una dirección de correo electrónico. También tendrá la opción de asociar su dirección de correo electrónico actual con esta cuenta.
Pase 2: por lo que deberá confirmar esta información antes de elegir una contraseña. Se le pedirá que confirme esta contraseña antes de pasar a la página siguiente.
Pase 3- se le dará la opción de vincular un número de teléfono a su cuenta para que pueda usarse para verificar inicios de sesión en el futuro; esto es opcional.
Después de eso, tendrá acceso completo a la colección de Google Apps. La forma más fácil de acceder a Google Docs es volver a la página de inicio de Google.
En la esquina superior derecha encontrarás enlaces a Gmail, Google Imágenes y una imagen con 9 puntos grises.
Al hacer clic en estos puntos, aparecerá un menú desplegable de todas las aplicaciones de Google. Google Docs debería estar en la parte superior de esta lista.
Alternativamente, puede buscar Google Docs y hacer clic en el primer enlace.
Iniciar un documento
Después de abrir Google Docs, verá la pantalla principal de Docs. Aquí tendrá la opción de abrir un documento en blanco, elegir entre una variedad de plantillas y revisar cualquier trabajo que haya creado previamente en esta cuenta.
Quienes estén familiarizados con Microsoft Word notarán que esta pantalla de inicio es muy similar a la última edición del procesador de textos.
Crear un documento en blanco
Si desea crear un documento en blanco, deberá hacer clic en el signo más multicolor (+) directamente debajo de "Crear un documento".
Esto abrirá un nuevo documento en blanco. Vendrá sin formato y puedes hacer lo que quieras con él.
Puedes usar esta función para escribir una novela, un reportaje, una guía sobre cómo usar Google Docs, lo que más te guste.
Plantillas de documentos
Si desea crear un documento con mucho diseño, puede considerar una de las plantillas creadas por el equipo de Google. La pantalla de inicio le permite elegir entre seis plantillas predefinidas.
Sin embargo, si necesita más, puede hacer clic en el botón que dice galería de plantillas. Se abrirán dos nuevos conjuntos de plantillas: plantillas generales y plantillas creadas por su empresa (si las hay).
La mayoría no tendrá que preocuparse por la segunda opción. A menos que tenga una cuenta de Google vinculada a una escuela o lugar de trabajo. Si es tu caso, allí encontrarás las plantillas que la empresa quiera utilizar para sus comunicaciones y documentos y podrás enviar las que creas útiles a otros compañeros.
La sección Plantillas generales contiene algunas docenas de plantillas creadas para diferentes temas y tareas de escritura. Estos van desde un informe de libro escolar hasta un plan de negocios.
Importar un documento de Microsoft Word
Para importar un documento de Microsoft Word a Google Docs, primero deberá copiarlo en su Google Drive. Esta es una guía rápida sobre cómo hacerlo.
Paso 1: Abre tu Google Drive.
Paso 2: hay un botón en el lado izquierdo de la pantalla que dice "Nuevo". Haga clic en él y seleccione "Cargar archivo" en el menú desplegable que aparece.
Paso 3: busque el archivo de Word que desea cargar. Haga clic en él y luego haga clic en el botón en la parte inferior derecha de la ventana emergente que dice Abre.
Paso 4: el archivo se ha copiado en Google Drive. Haga doble clic en el nuevo archivo. Cuando se le dé la opción de elegir dónde abrirlo, haga clic en Google Docs.
Corrector ortográfico
Una de las principales características que llevaron al éxito de Microsoft Word fue su función de revisión ortográfica. Google Docs también tiene esto. También ofrece correcciones automáticas para errores tipográficos comunes y escritura predictiva.
Nuestra principal queja con Google Docs es que todo es mucho más difícil de encontrar. Es muy contradictorio.
Para encontrar el corrector ortográfico en Google Docs, debe ir al menú en la parte superior de la página (que comienza con " Declarar impuestos "), A la derecha está el menú" Instrumentos ". Haz clic y elige " Ortografía y gramática ”Desde el menú desplegable (también puedes usar el atajo CTRL+ALT+X).
Use Google Docs Offline (sin conexión a Internet)
Si bien hay muchos beneficios al poder almacenar sus documentos exclusivamente en línea, hay ocasiones en las que necesitamos acceder a ellos sin conexión. Es muy fácil configurarlo usando Google Docs (Se requiere cromo).
Es importante tener en cuenta que solo puede usar esta función con una cuenta de computadora. Por tanto, si tienes varias cuentas registradas en el mismo ordenador, tendrás que elegir con cuál quieres poder trabajar sin conexión.
Cuando estés en la página de inicio de Google Docs, pasa el cursor sobre el menú de hamburguesas (las tres líneas grises en la esquina superior izquierda). Al hacer clic, aparecerá un menú desplegable, debajo de la lista de aplicaciones de Google, verá ajustes.
El menú de configuración te presentará 4 opciones, la tercera en la parte inferior es " Sin publicar ". En el lado derecho de esta ventana emergente, debajo de "Sin conexión", hay un interruptor gris. Haga clic en este interruptor y se volverá azul. Cuando este interruptor sea azul, podrá acceder a los documentos de esta cuenta sin conexión.
NOTA: Si no es posible activar el trabajo "Offline", es porque primero se debe activar en los Ajustes de la Unidad. Vaya a Google Drive y en su configuración habilite el trabajo sin conexión.
Colaborar con otros en Documentos
Ahora hablaremos de una de las características más interesantes e innovadoras de Google Docs: sus propiedades colaborativas.
A diferencia de Word, Google Docs facilita la colaboración con otros. Ya no tienes que enviar archivos de un lado a otro. No tiene que esperar a que la otra persona le envíe sus cambios antes de poder empezar a trabajar en el archivo.
Google Docs permite la colaboración en tiempo real entre varias personas. No solo puede ver a las personas que realizan cambios en el documento en vivo, sino que también puede realizar un seguimiento de los cambios que están realizando, chatear dentro del documento y trabajar en su parte del documento al mismo tiempo.
Cómo compartir documentos
Para iniciar la colaboración, deberá crear un documento y compartirlo con otra persona. Si tiene problemas para crear documentos, consulte la sección anterior.
Una vez que tenga el documento, deberá hacer clic en el botón azul para compartir en la esquina superior derecha. Estará junto al círculo que representa su cuenta (los colores varían según la cuenta). Este botón Compartir tendrá un candado o un bloque de oficinas encima de una cadena.
Si ve un candado, significa que ha creado un documento privado en su cuenta privada. Nadie podrá verlo si no les das permiso.
Si tiene el bloque de oficina, significa que ha creado este documento en una unidad compartida y cualquier otra persona con acceso a esta unidad puede ver el documento.
Cuando haces clic en el botón de compartir, tienes dos opciones: compartir con otras personas o copiar un enlace para compartir.
La opción "compartir con" le permitirá ingresar las direcciones de Gmail de cualquier persona que desee compartir este documento. Si no conoce su dirección de correo electrónico, no podrá compartirla con ellos de esta manera.
La opción Copiar enlace le permite copiar un enlace que permitirá a otro usuario acceder a su documento. Puedes pegar este enlace donde quieras, cualquiera que haga clic en él tendrá acceso a esa obra.
Cambios recientes
Cuando comparte su trabajo con otras personas, puede llegar un momento en que necesite ver qué cambios se hicieron y quién los hizo.
Para hacer esto, debe hacer clic en el botón que se encuentra sobre el editor de tamaño de fuente. Esta parte inferior dirá algo como "Última edición hace 3 minutos...". Sin embargo, si lo supera, dirá "abrir historial de versiones". Haga clic en este botón y verá un nuevo tipo de superposición en el documento.
Esto le permitirá ver qué cambios se hicieron y quién los hizo. Cada persona tendrá su propio color para que sus cambios sean fáciles de rastrear.
Editar consejos
Una de las características más nuevas de Google Docs es su función Editar sugerencias.
Anteriormente, para sugerir cambios, podía usar la función de comentarios para agregar notas al documento. Sin embargo, eso no impidió que editaras accidentalmente el texto haciendo clic en el lugar equivocado.
La nueva función Sugerencias permite al usuario resaltar y comentar el documento sin poder editarlo. Estos comentarios se pueden ver en una superposición separada.
En este modo, haga clic en el botón "Editar" directamente debajo del botón Compartir. Aparecerá un menú desplegable, haz clic en la opción "Sugerencias" y listo.
Si usas cromo, también puede hacer clic derecho en el documento, aparecerá un menú. En el centro del menú, habrá una opción para "Sugerir cambios" que también lo pondrá en modo de sugerencia. (En Safari solo verás la opción Comentar)
Refinamiento Su Documento.
Ahora echemos un vistazo a algunas de las habilidades más fundamentales que necesitará aprender para armar documentos atractivos en Google Docs. Estas son herramientas y características fáciles de usar que le permiten comenzar a crear documentos de apariencia profesional la primera vez que usa su procesador de texto.
Formato de texto
La barra de formato de texto es la parte de Google Docs que más se parece a Microsoft Word. Esta barra proporciona opciones para (trabajar de izquierda a derecha)
- Deshacer la última acción
- Repetir el último deshacer
- prensa
- Corrector ortográfico
- Pegar
- Seleccione el formato de texto (título, título 1, texto sin formato, etc.)
- Elige la fuente
- Elige el tamaño de letra
- Negrita, cursiva, subrayado
- Cambiar el color de la fuente
- Subraya el texto
- Crear hipervínculo
- Añadir un comentario
- Insertar imagen
- Alinear el cuerpo del texto
- Cambiar el líder
- Agregar viñetas y listas de números
- Disminuir sangría
- Aumentar sangría
- Borrar todo el formato
Superíndice y Subíndice
Los superíndices y subíndices se utilizan principalmente para representar fórmulas, elementos químicos, números grandes y fechas.
Muchos de estos proyectos se formulan automáticamente en Google Docs. Sin embargo, si el que quieres usar está fuera de esta lista, es muy fácil de crear.
Clickea en el " entrar ”En el menú superior. En el menú desplegable, seleccione " Personaje especial ". Haga clic y se abrirá un menú emergente.
Cuando este menú esté abierto, verá dos menús desplegables más para seleccionar símbolos. Haz clic en el menú de la derecha y desplázate hacia abajo hasta que encuentres el superíndice o el subíndice (la lista está en orden alfabético). A continuación, puede elegir qué símbolo desea colocar y dónde. También le dará la opción de dibujar su propio símbolo.
Contar palabras y páginas
La característica más frustrante para nosotros al escribir en Google Docs es su sistema de conteo de palabras. Esta ha sido una característica funcional en Microsoft Word desde 1986, entonces, ¿por qué Google no puede hacerlo bien casi 40 años después?
Las cosas no son tan malas como solían ser. A Google le faltaba una función que le permitiera ver el recuento de palabras a medida que escribe. Ahora tiene esta función, pero deja de funcionar después de 20.000 caracteres. Esto hace que sea realmente difícil de usar si está escribiendo piezas largas y necesita ceñirse a un número específico de palabras.
Para ver el recuento de palabras, abra el menú Instrumentos. Directamente debajo de Ortografía y gramática encontrará el recuento de palabras. Se abrirá un menú emergente que muestra el número de palabras, caracteres y páginas.
Para ver el recuento de palabras de forma permanente en la pantalla, marque la casilla "Mostrar el recuento de palabras mientras escribe".
Añadir números de página
Agregar números de página es esencial si está imprimiendo su documento o desea colaborar con otra persona en el documento. Los números de página no solo ayudan a mantener las páginas ordenadas, sino que también son una excelente manera de hacer referencia a una parte de su documento.
Ir al menu entrar y haga clic La décima opción inferior (debajo de los encabezados y las notas al pie) en el menú es Numeros de página . A continuación, puede elegir en qué parte de la página desea colocar los números y en qué página del documento desea que sea la página 1.
control de margen
El sistema de edición de márgenes en Google Docs es casi idéntico al sistema de Word. En la parte superior del documento y debajo de la barra de menú, verá una regla con cursores. Para cambiar los márgenes, mueva los controles deslizantes hacia adelante y hacia atrás.
sangrado
La sangría se utiliza para simbolizar el comienzo de un párrafo en los formatos de texto tradicionales. Hay dos formas sencillas de sangrar párrafos con Google Docs. También hay otra función que hace todo el trabajo automáticamente.
En primer lugar, puede sangrar un párrafo presionando la tecla de tabulación en su teclado. Esto sangrará el párrafo a la derecha (a menos que tengas el texto alineado a la derecha).
También puede usar los botones para disminuir y aumentar la sangría, que son los dos últimos botones en el menú de formato de texto.
Una vez que haya aplicado sangría de 3 a 5 párrafos seguidos en Google Docs, el software comenzará a sangrar automáticamente por usted.
Agregar cuadros de texto
Los cuadros de texto son una excelente manera de agregar emoción a un documento o crear un área clara de enfoque para sus lectores. La mala noticia es que agregarlos a un documento de Google no es muy fácil.
Abre el menú desplegable entrar y haga clic en la tercera opción: " insertar dibujo ". Elige la opción Nuevo y cuando aparezca el menú emergente, elige la opción caja de texto dal menu (la penúltima opción: una T en una caja).
Luego puede completar el cuadro de texto antes de presionar Guardar. El cuadro de texto aparecerá donde estaba el cursor.
Agregue una Tabla de Contenido
Antes de insertar una tabla de contenido, debe asegurarse de que todo lo que desea incluir en ella sea algún tipo de encabezado. Si no, no aparecerá en la lista.
Una vez que se solucione este problema, abra el menú entrar y elige la última opción (índice). Deberá elegir entre una página de contenido que incluya números de página o una que cree hipervínculos a cada sección o referencias.
El cuadro de texto aparecerá donde estaba el cursor, pero puede arrastrarlo a una parte diferente del artículo sin afectar su formato.
Exportar un documento de Google Docs
Una vez que haya terminado su documento, es posible que desee exportarlo. Vale la pena señalar que Google Docs ofrece impresión y uso compartido en la aplicación.
Si elige exportar el documento, abra el menú desplegable Declarar impuestos. La sexta opción a continuación " Descargar ”Le permitirá exportar el documento a su disco duro o cualquier otra unidad de almacenamiento.
Podrás elegir el tipo de archivo en el que quieres descargar el documento; Le recomendamos que lo descargue como archivo PDF o Microsoft Word.
Las mejores extensiones de Google Documentos
Los complementos de Google Docs son contenido creado por el usuario y diseñado para mejorar la funcionalidad de Google Docs.
A continuación, hemos creado una lista de 5 de nuestros complementos favoritos. Hemos elegido una combinación de funciones que corrigen errores en Google Docs y nos hacen la vida más fácil.
Para instalar complementos, haga clic en el Agregar- menú desplegable de complementos, se abrirá una ventana emergente que le permitirá buscar entre todos los complementos disponibles. La mayoría de los complementos son gratuitos.
1 Outwrite / anteriormente Grammarly
Ningún corrector ortográfico será perfecto; sin embargo, descubrimos que el uso combinado de Google Docs y el corrector ortográfico incorporado de Grammarly es la combinación perfecta.
Grammarly todavía se está probando y no es perfecto. Pero es, con mucho, uno de los mejores complementos de revisión ortográfica y gramatical que existen.
Grammarly funciona de manera similar al corrector ortográfico de Google Docs. Resalte los errores de ortografía subrayando en rojo y resaltando la escritura débil y la mala gramática con un subrayado azul. También tiene un menú lateral emergente que le permite ver todos los problemas que ha encontrado y la calificación de claridad del trabajo.
Grammarly tiene servicio gratuito y servicio premium. Sin embargo, el servicio premium ofrece poco más que la oportunidad de apoyar a los desarrolladores de aplicaciones.
Este es un complemento que tanto los estudiantes como los profesionales encontrarán útil. Grammarly incluso está desarrollando una herramienta que le permite saber qué tipo de emociones está mostrando en su escritura. esto es partes
